Finanzen im Blick
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Registrierkassenpflicht – was sich ab 2020 für Einzelhändler ändert

In der Kassensicherungs- verordnung werden die technischen Anforderungen an Registrierkassen und elektronische Kassensysteme festgelegt.

Die Verordnung wurde vom Finanzministerium erlassen, um Manipulationen vorzubeugen. Denn dem Fiskus gehen laut Schätzungen bisher jedes Jahr bis zu 10 Milliarden Euro Einnahmen verloren, weil Kassen nicht korrekt arbeiten oder sogar absichtlich manipuliert werden. Doch obwohl oft von der Registrierkassenpflicht ab 2020 gesprochen wird, ist es weiterhin keine gesetzliche Vorgabe, eine Registrierkasse oder ein elektronisches Kassensystem zu nutzen. Verwenden Sie jedoch eine Registrierkasse, gelten ab dem 1. Januar 2020 einige neue Regelungen, die Sie berücksichtigen müssen.

 

Was ändert sich bei der Registrierkassenpflicht ab 2020?

Ob Brillengeschäft, Buchhandlung oder Boutique – wenn Sie Kundschaft haben und Umsätze machen, müssen diese ordnungsgemäß verbucht werden. Um Steuerausfälle zu umgehen, wurde im Jahr 2016 das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen verabschiedet“. Änderungen bezüglich der sogenannten Registrierkassenpflicht gab es jeweils zum Jahresbeginn 2017 und 2018, die nächste Stufe wird 2020 eingeführt. Ab dann nämlich ist eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung an allen Registrierkassen Pflicht. Die Zertifizierung erfolgt durch das Bundesamt für Sicherheit und Informationstechnik (BSI). Die Sicherheitseinrichtung besteht aus drei Komponenten:

 

  1. einem Sicherheitsmodul
  2. einem Speichermedium
  3. einer einheitlichen digitalen Schnittstelle

 

Das Sicherheitsmodul

Durch das Sicherheitsmodul wird sichergestellt, dass alle Geschäftsvorgänge nahtlos aufgezeichnet werden. Alle Transaktionen inklusive Stornos und Barentnahmen werden aufgelistet, um Unregelmäßigkeiten schnell nachvollziehen zu können.

 

Das Speichermedium

Alle Kassen- und Umsatzdaten müssen verlässlich und dauerhaft gespeichert werden. Mit einem speziellen Codierungssystem wird sichergestellt, dass alle Transaktionen in der korrekten Reihenfolge abgelegt werden. Diese Reihenfolge kann nicht verändert werden – kommt es zu Unterbrechungen, muss von Manipulation ausgegangen werden.

Allgemeiner Tipp: Ein professionelles Kartenterminal sollte jeder Händler seinen Kunden bieten.

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Die einheitliche digitale Schnittstelle

Die einheitliche Datenübertragung soll gewährleisten, dass alle Daten problemlos von der zuständigen Stelle empfangen und gelesen werden können. Ein spezielles Dateiformat erleichtert Betriebsprüfungen, da alle Daten des Kassensystems vom Betriebsprüfer oder dem Finanzamt problemlos eingesehen werden können.

 

Registrierkassenpflicht ab 2020 – diese Anforderungen gelten künftig

Bereits jetzt gibt es einige Anforderungen, die Registrierkassen erfüllen müssen. Beispielsweise ist es erforderlich, dass die Geräte sogenannte Z-Bons ausgeben können. Ein Z-Bon stellt den täglichen Tagesabschluss dar, alle Z-Bons werden fortlaufend nummeriert und enthalten verschiedene Daten, die unter anderem genaue Auskunft über das Geschäft, das Datum und die Bruttoeinkünfte geben. Ein wichtiger Punkt ist, dass die Daten nicht manipulierbar sein dürfen. Seit dem 1. Januar 2017 müssen Registrierkassen jede Kassenbewegung

 

  • einzeln elektronisch erfassen,
  • so speichern, dass sie nicht verändert werden kann,
  • über zehn Jahre hinweg digital archivieren.

 

Seit dem 1. Januar 2018 darf jederzeit ohne Ankündigung eine sogenannte Kassen-Nachschau stattfinden. Ab dem 1. Januar 2020 gelten nun weitere Neuregelungen:

 

  • Alle Registrierkassen, die ab diesem Datum angeschafft werden, müssen über Sicherheitseinrichtungen verfügen, die Manipulationen unmöglich machen.
  • Bereits bestehende elektronische Kassensysteme müssen nachgerüstet werden. Ist dies technisch nicht möglich, haben Sie bis Ende 2022 Zeit, auf ein neues Kassensystem umzustellen.
  • Jeder Kunde muss künftig einen Bon bekommen, dies kann jedoch in digitaler Form geschehen. Verkaufen Sie auf Wochenmärkten oder einem Volksfest, können Sie sich vom Finanzamt von der Bon-Pflicht befreien lassen.

 


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Keine echte Registrierkassenpflicht ab 2020 – das ist für die offene Ladenkasse wichtig

Obwohl es Neuregelungen bezüglich der Sicherheitsstandards von elektronischen Kassensystemen gibt, sind Händler weiterhin nicht dazu verpflichtet, eine Registrierkasse zu nutzen. Haben Sie bisher eine offene Ladenkasse, können Sie diese auch weiterhin verwenden. Allerdings gilt auch in diesem Fall: Jederzeit kann eine Kassen-Nachschau ohne vorherige Ankündigung stattfinden, zu der Sie alle benötigten Unterlagen griffbereit haben müssen. Ganz wesentlich ist, dass Sie einen täglichen Kassenbericht schreiben, anhand dessen die Tageseinnahmen ermittelt werden können. Ein Kassenbuch reicht nicht aus.

 

Welche Arten von elektronischen Kassensystemen gibt es?

Die Vorteile eines digitalen Kassensystems liegen auf der Hand, denn dieses erleichtert nicht nur die Kontrolle durch das Finanzamt, sondern in erster Linie Ihren Alltag. Durch die elektronische Buchung werden Fehler vermieden. Sie haben Ihre Finanzen stets im Blick und die Buchhaltung wird vereinfacht. Ein modernes Kassensystem ist mit Ihrem Warenwirtschaftssystem verbunden und pflegt gleichzeitig Lagerbestände. Sie sehen schnell, welche Produkte besonders beliebt sind und können zum idealen Zeitpunkt Nachbestellungen einleiten. Nicht zuletzt ist die Bedienung einfach und kostet kaum Zeit – der Kunde muss also nicht lange warten, sondern wird zeitnah zufriedenstellend bedient.

 

Nicht mehr zeitgemäß sind numerische Kassen, die ausschließlich Zahlen auswerfen. Sie können keine Rechnungen oder Quittungen erstellen, die vom Finanzamt akzeptiert werden. Alphanumerische Kassen hingegen können neben Zahlen auch Texte darstellen und die Umsatzsteuer ausweisen. Angeschlossen an einen PC konnten sie die Anforderungen erfüllen, die im Rahmen der Registrierkassenpflicht bisher gestellt wurden. Zeitgemäß sind PC-Kassensysteme, bei denen Soft- und Hardware ideal aufeinander abgestimmt sind. Die zentrale Einheit bildet ein Computer, zudem sind Kassenschublade, Drucker und weitere Hardware-Elemente angeschlossen. Viele dieser PC-Kassensysteme können so umgerüstet werden, dass Sie der Registrierkassenpflicht ab 2020 entsprechen.

 

Fazit:

Obwohl allgemein von einer Registrierkassenpflicht ab 2020 gesprochen wird, ist kein Händler dazu verpflichtet, von einer offenen Kasse auf ein elektronisches System umzusteigen. Nutzen Sie jedoch eine Registrierkasse, benötigen Sie ab dem 1. Januar 2020 spezielle Sicherheitseinrichtungen, die Manipulationen unmöglich machen sollen. Kann Ihre Kasse nicht nachgerüstet werden, haben Sie bis Ende 2022 Zeit, auf ein neues System umzustellen.

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