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Personaleinsatzplanung: So gestalten Sie den Dienstplan im Einzelhandel

Motivierte Mitarbeiter, zufriedene Kunden und kostenoptimaler Personaleinsatz sind zentrale Erfolgsfaktoren im Einzelhandel.

Dabei müssen Sie als Unternehmer nicht nur an Ihre Mitarbeiter und die Servicequalität, sondern auch an die rechtlichen Vorgaben denken. Unser Ratgeber versorgt Sie mit Tipps für die kluge Dienstplanerstellung und stellt einige Digital-Lösungen vor, die Sie bei der zeitsparenden und rechtlich sicheren Dienstplanung unterstützen.

 

Diese rechtlichen Rahmenbedingungen für Dienstpläne sollten Sie kennen

Für die Erstellung des Dienstplans selbst gibt es keine gesetzlichen Vorgaben: Sie können ihn mit Stift und Papier erstellen, aber ebenso bei der Personaleinsatzplanung auf Excel oder ein spezielles Dienstplanprogramm zurückgreifen. Allerdings müssen Sie als Arbeitgeber bei der Planung das Arbeitszeitgesetz berücksichtigen. Dieses regelt die erlaubte tägliche Arbeitszeit, Pausen, Ruhezeiten sowie Schicht- und Nachtarbeit. Die wichtigsten gesetzlichen Vorgaben in Kürze:

  • Arbeitnehmer dürfen maximal acht Stunden pro Tag arbeiten.
  • Zur Abfederung von Lastspitzen sind zeitweilig maximal zehn Stunden erlaubt. Allerdings in einem bestimmten Rahmen: Die durchschnittliche Arbeitszeit eines Arbeitnehmers darf im Durchschnitt von 24 Wochen oder sechs Monaten nur acht Stunden betragen – Mehrarbeitstage müssen Sie mit kürzeren Schichten ausgleichen.
  • Eine 30-minütige Pause ist bei einer Arbeitszeit von sechs bis neun Stunden vorgeschrieben. Bei mehr als neun Stunden beträgt die gesetzlich vorgegebene Pausenzeit 45 Minuten. Die Pause kann in Blöcke à 15 Minuten aufgeteilt werden.
  • Dienstpläne sind grundsätzlich verbindlich für Ihre Arbeitnehmer.

 

3 goldene Regeln für einen gelungenen Dienstplan im Einzelhandel

Ein gut durchdachter Dienstplan optimiert Ihre Personalkosten, verbessert die Servicequalität und sorgt für zufriedene Mitarbeiter. Unsere Tipps für die Dienstplanerstellung verstehen sich dabei als Leitlinien und „Reminder“: Sie als Ladeninhaber kennen die Stärken Ihrer Mitarbeiter, die Zeiten mit besonders hoher Kundenfrequenz und die gesetzlichen Regularien – zumindest in der Theorie. In der hektischen Praxis kann ein Blick auf unsere drei goldenen Regeln als Erinnerungsstütze dienen:

  1. Berücksichtigen Sie, wo möglich, die Wünsche Ihrer Mitarbeiter. Dienstpläne mögen verbindlich sein, doch kluge Personaleinsatzplanung nimmt Rücksicht auf die Bitten der Mitarbeiter. Der eine besucht jede Woche einen Sportkurs, der andere muss die Kinder von der Tagesstätte abholen. Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, Ihre Zeitplanungswünsche zu äußer - feste Terminwünsche und „Sperrzeiten“ notieren Sie natürlich, am besten digital.
  2. Dienstplanung ist immer sowohl kurzfristig als auch langfristig. Ein Dienstplan für den Einzelhandel muss auf der einen Seite Flexibilität aufweisen, etwa um erkrankte Mitarbeiter zu ersetzen. Auf der anderen Seite sollten Sie die langfristige Planung nie aus den Augen verlieren: Besondere Termine wie die Weihnachtszeit, Quartals-Sales und verkaufsoffene Sonntage sind im Vorfeld bekannt. Planen Sie mit Weitblick, um ausreichend Personal in umsatzstarken Zeiten einsetzen zu können.
  3. Nutzen Sie die Chancen digitaler Organisation. Eine optimale Personaleinsatzplanung berücksichtigt viele Faktoren: Umsatzzahlen, Kundenfrequenz, Arbeitszeitgesetze und mehr. Digitale Werkzeuge helfen dabei, Daten zu sammeln und auf dieser Grundlage effizienter zu planen. Zudem unterstützen sie Ihre Mitarbeiter auch im Alltag: Ein ausgedruckter Dienstplan kann verloren gehen, ein Online-Dienstplan dagegen ist immer auf dem Smartphone oder PC verfügbar.

 

Welche Software-Tools zur Dienstplanerstellung gibt es?

Heutzutage haben Sie als Einzelhändler Zugriff auf verschiedene Software-Lösungen, die Sie bei der Erstellung eines Dienstplans unterstützen. Neben Spezialprogrammen, die dezidiert auf die Bedürfnisse des Einzelhandels zugeschnitten sind, können Sie auch Tabellenverarbeitungsprogramme wie Excel für den Dienstplan nutzen. Diese beiden grundsätzlichen Optionen wollen wir Ihnen im Folgenden kurz vorstellen und Vor- und Nachteile aufzeigen.

 


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Der Dienstplan mit Excel: Kostengünstig, aber anfangs zeitintensiv

Die Tabellenbearbeitungssoftware Excel gehört zum regulären Office-Paket und wird von vielen Einzelhändlern zur Lagerführung oder Rechnungserstellung genutzt. Das Programm lässt sich aber ebenso zur Dienstplanerstellung verwenden: Summen- und Berechnungsfunktionen helfen Ihnen dabei, einen Überblick über die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter zu behalten. Zudem lassen sich verschiedene Daten mit der Dienstplanung verknüpfen, beispielsweise die uhrzeitabhängige Kundenfrequenz oder die erhobenen Umsatzzahlen pro Tag. Ein großer Vorteil von Excel ist, dass Sie das Programm mit hoher Wahrscheinlichkeit ohnehin installiert haben – die Verwendung ist letztlich kostenneutral. Der größte Nachteil: Excel ist nicht maßgeschneidert auf die Personalplanung. Die Erstellung und Anpassung von Vorlagen ist gerade in der Anfangsphase zeitintensiv.

 

Spezialsoftware für die Dienstplanung

Verschiedene Programme wie beispielsweise askDANTE, Papershift, Quinyx oder MEP24web – um nur einige verbreitete Lösungen zu nennen – sind explizit für die Personaleinsatzplanung geschaffen. Mit diesen Lösungen können Sie die Planung effizienter gestalten, da etwa die gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung, das Personalmanagement oder die Lohnabrechnung fest zu den Programmfunktionen gehören. Zudem bieten diese Schichtplaner viele Online-Funktionen: Beispielsweise haben Ihre Mitarbeiter immer Zugriff auf den aktuellen Dienstplan, können ihr Stundenkonto einsehen und – je nach Funktionsumfang – etwa Urlaubsanträge digital übermitteln. Der Nachteil: Die speziellen Software-Lösungen müssen Sie käuflich erwerben oder ein Abonnement abschließen.

 

Fazit:

Ein durchdachter Dienstplan berücksichtigt viele Faktoren: Arbeitszeitgesetze, Mitarbeiterwünsche, Kunden- und Umsatzzahlen. Das kostet Zeit, aber die Investition lohnt sich. Der Erwerb von Software-Lösungen bringt weitere Vorteile: Dienstplanprogramme vereinfachen die gesetzeskonforme und effiziente Personalorganisation in Ihrem Unternehmen.

 

Allgemeiner Tipp: Ein professionelles Kartenterminal sollte jeder Händler seinen Kunden bieten.

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