Finanzen im Blick
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Registrierkassenpflicht – was sich ab 2020 für Einzelhändler ändert

Im Zuge der Umsetzung der Bestimmungen der Kassensicherungsverordnung werden unter anderem verbindliche Anforderungen an elektronische Registrierkassensysteme formuliert. Auch von einer Registrierkassenpflicht ist in diesem Zusammenhang oft die Rede.

Doch obwohl von einer solchen Registrierkassenpflicht ab 2020 gesprochen wird, ist es weiterhin keine gesetzliche Vorgabe, eine Registrierkasse oder ein elektronisches Kassensystem zu nutzen. Verwenden Sie jedoch bereits eine Registrierkasse, gelten seit dem 1. Januar 2020 einige neue Regelungen, die Sie zwingend berücksichtigen müssen.

 

Ist das Ziel der Kassensicherungsverordnung eine Registrierkassenpflicht?

Die Kassensicherungsverordnung, kurz KassenSichV, wurde vom Bundesministerium der Finanzen zum 26. September 2017 erlassen. Sie gründet auf dem Gesetz zur Vorbeugung von Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 16. Dezember 2016, auch als Kassengesetz oder KassenG bezeichnet. Das KassenG sieht vor, dass die neuen Richtlinien in mehreren Schritten sukzessive eingeführt werden. Die aktuellen Änderungen zu Beginn des Jahres 2020 sind also nach den ersten Neuerungen der Jahre 2017 und 2018 nun der dritte Schritt in der Umsetzung des Kassengesetzes – und werden als weitreichende Verschärfung bisheriger Standards wahrgenommen.

 

Seit dem 1. Januar 2017 müssen Registrierkassen jede Kassenbewegung

  • einzeln elektronisch erfassen,
  • so speichern, dass sie nicht verändert werden kann,
  • und über zehn Jahre hinweg digital archivieren.

Seit dem 1. Januar 2018 darf jederzeit ohne Ankündigung eine sogenannte Kassen-Nachschau stattfinden.

In der Kassensicherungsverordnung, die 2020 in Kraft trat, werden schließlich die technischen Anforderungen an Registrierkassen und elektronische Kassensysteme festgelegt. Die Notwendigkeit der Einführung ist nachvollziehbar, führt man sich vor Augen, dass dem Fiskus laut Schätzungen bislang bis zu zehn Milliarden Euro Einnahmen pro Jahr verlorengehen, weil Kassen nicht korrekt arbeiten oder in zahlreichen Fällen sogar absichtlich manipuliert werden. Die Verhängung einer allgemeinen umfassenden Registrierkassenpflicht oder Pflicht zur Verwendung elektronischer Kassensysteme ist allerdings nicht Absicht der Verordnung.

Eine Registrierkassenpflicht gibt es in Deutschland derzeit nicht und sie ist auch nicht in Planung. (Stand: Mai 2020)

Gemäß Kassengesetz besitzt die neue Kassensicherungsverordnung seit dem 01. Januar 2020 Gültigkeit. Allerdings greift bis einschließlich 30. September 2020 eine Nichtbeanstandungsregelung seitens des Bundesministeriums für Finanzen. Grund ist eine Verspätung bei der flächendeckenden Ausstattung aller Kassen mit den nötigen technischen Sicherheitseinrichtungen. Ab Anfang Oktober 2020 drohen dann jedoch empfindliche Sanktionen, sollten Sie ein elektronisches Kassensystem ohne zertifizierte Sicherungseinrichtung betreiben.

 

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Keine Registrierkassenpflicht ab 2020: Was ist stattdessen neu?

Ob Buchhandlung, Boutique oder Kiosk – wenn Sie als Einzelhändler Kundschaft haben und Umsätze machen, müssen Sie diese ordnungsgemäß verbuchen. Dies ergibt sich durch die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD. Durch die KassenSichV werden diese Grundsätze nun zur praktischen Umsetzung geführt.

 

Seit der letzten Änderung durch die KassenSichV, die zu Beginn des Jahres 2020 in Kraft trat und Gerüchten bezüglich einer Registrierkassenpflicht erneuten Aufwind gab, ist eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, kurz TSE, an allen Registrierkassen Pflicht. Sie gewährleistet die in den GoBD geforderte Unveränderbarkeit der Kassenbelege, also den Manipulationsschutz. In der Kasse gespeicherte Daten sollen nach der Buchung nicht mehr veränderbar sein. Die Zertifizierung erfolgt durch das Bundesamt für Sicherheit und Informationstechnik (BSI).

Anstelle einer Registrierkassenpflicht gelten nun weitere Regelungen, die den Neukauf und die Nachrüstung von bestehenden elektronischen Kassensystemen betreffen:

 

  • Alle Registrierkassen, die ab diesem Datum angeschafft werden, müssen über Sicherheitseinrichtungen verfügen, die Manipulationen unmöglich machen.
  • Bereits bestehende elektronische Kassensysteme müssen nachgerüstet werden. Ist dies technisch nicht möglich, haben Sie bis Ende 2022 Zeit, auf ein neues Kassensystem umzustellen.

 


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TSE wird fürs elektronische Kassensystem Pflicht

Die TSE wird als zusätzliche Hardwarekomponente an Kassensysteme angeschlossen. Eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung besteht aus drei Komponenten:

 

  1. Sicherheitsmodul
  2. Speichermedium
  3. einheitliche digitale Schnittstelle

 

Hinweis: Zertifiziert wird nur die TSE selbst, nicht aber das Kassensystem oder die darauf verwendete Kassensoftware. Damit lässt sich eine TSE flexibel in Kassensysteme integrieren, die bereits in Verwendung sind.

 

1. Das Sicherheitsmodul

Durch das Sicherheitsmodul wird garantiert, dass alle Geschäftsvorgänge nahtlos aufgezeichnet werden. Jede Kasseneingabe wird mit Start des Aufzeichnungsvorganges unmittelbar und unveränderlich protokolliert. Das Modul listet also sämtliche Transaktionen inklusive der Stornos und Barentnahmen auf, um Unregelmäßigkeiten schnell nachvollziehen zu können.

 

2. Das Speichermedium

Alle Kassen- und Umsatzdaten müssen verlässlich und für die Dauer des gesetzlichen Mindestaufbewahrungsfrist von 10 Jahren gespeichert werden. Mit einem speziellen Codierungssystem wird sichergestellt, dass alle Transaktionen in der korrekten Reihenfolge abgelegt werden. Diese Reihenfolge in dieser fortlaufenden Aufzeichnungskette kann nicht verändert werden – kommt es zu Unterbrechungen, muss von Manipulation ausgegangen werden.

 

3. Die einheitliche digitale Schnittstelle

Die einheitliche Datenübertragung soll gewährleisten, dass alle Daten reibungslos von der zuständigen Stelle empfangen und gelesen werden können. Ein spezielles Dateiformat erleichtert Betriebsprüfungen, da alle Daten des Kassensystems vom Betriebsprüfer oder dem Finanzamt problemlos eingesehen werden können. Die Anforderungen an die Schnittstelle wurden in Form der „Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme“ (DSFinV-K 2.0) als Standard festgeschrieben.

 

Dem Finanzamt werden dabei folgende Daten vorgehalten:

  • exakter Beginn und Ende jedes Vorgangs
  • Art des Vorgangs mit spezifischen Vorgangsdaten
  • Zahlungsweise
  • Fortlaufende Transaktionsnummer
  • Prüfwert
  • Seriennummer Ihrer TSE

 

Welche Anforderungen gelten ab 2020 anstelle einer Registrierkassenpflicht?

Neben der Notwendigkeit, Ihr elektronisches Kassensystem mit einem TSE aufrüsten zu müssen, besteht seit 2020 zudem eine Kassenmeldepflicht. Diese sieht vor, dass Sie als Händler binnen eines Monats nach dem Erwerb beziehungsweise der Außerbetriebnahme eines elektronischen Kassensystems Ihrer zuständigen Finanzbehörde folgende Angaben übermitteln müssen:

 

  • Art der technischen Sicherheitseinrichtung
  • Anzahl der angeschafften oder vom Betrieb genommenen Aufzeichnungssysteme
  • Seriennummer der betroffenen TSE
  • Datum des Erwerbs oder der Außerbetriebnahme des TSE

 

Hinweis: Die Meldepflicht gilt erst, sobald ein entsprechendes elektronisches Meldeverfahren bei den Finanzverwaltungen eingerichtet wurde und flächendeckend verfügbar ist. Die ursprünglich anvisierte Frist zur Einführung am 1. Januar 2020 konnte nicht eingehalten werden.

Die dritte große Neuerung, die für noch größeren Unmut unter den Einzelhändlern sorgte als die vermeintliche Registrierkassenpflicht, ist die Belegausgabepflicht, auch Bonpflicht genannt. Sie besagt, dass bei jedem aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorgang ein Beleg, sei es in ausgedruckter Form als Kassenbon oder aber in digitaler Form, erstellt und ausgegeben werden muss. Nicht von der Pflicht betroffen ist Ihr Kunde: Er muss den Bon nicht entgegennehmen.

 

Keine echte Registrierkassenpflicht ab 2020 – das ist für die offene Ladenkasse wichtig

Obwohl es Neuregelungen bezüglich der Sicherheitsstandards von elektronischen Kassensystemen gibt, sind Händler weiterhin nicht dazu verpflichtet, eine Registrierkasse zu nutzen. Arbeiten Sie bisher mit einer offenen Ladenkasse, können Sie diese auch weiterhin verwenden. Allerdings gilt auch in diesem Fall: Es kann jederzeit eine Kassen-Nachschau ohne vorherige Ankündigung stattfinden, zu der Sie alle benötigten Unterlagen griffbereit haben müssen. Ganz wesentlich ist, dass Sie einen täglichen Kassenbericht schreiben, anhand dessen die Tageseinnahmen ermittelt werden können. Ein Kassenbuch reicht nicht aus.

 

Elektronische Kassensysteme – auch ohne Registrierkassenpflicht sinnvoll

Obwohl voraussichtlich auch weiterhin keine Registrierkassenpflicht im Einzelhandel bestehen wird, liegen die Vorteile eines digitalen Kassensystems auf der Hand: Denn dieses erleichtert nicht nur die Kontrolle durch das Finanzamt, sondern in erster Linie Ihren Alltag. Durch die elektronische Buchung vermeiden Sie Fehler, die sich bei manueller Ausführung zwangsläufig einschleichen würden. Sie haben Ihre Finanzen stets im Blick und reduzieren erheblich Ihren Aufwand für die Buchhaltung.

Ein modernes Kassensystem ist darüber hinaus softwaregestützt mit Ihrem Warenwirtschaftssystem verbunden und pflegt gleichzeitig Lagerbestände. Sie sehen schnell, welche Produkte besonders beliebt sind, und können zum idealen Zeitpunkt Nachbestellungen einleiten. Nicht zuletzt ist die Bedienung einfach und kostet kaum Zeit – Ihr Kunde muss also nicht lange warten, sondern erhält schneller als bisher Ihre volle Aufmerksamkeit und kompetente Beratung.

Nicht mehr zeitgemäß sind numerische Kassen, die ausschließlich Zahlen auswerfen. Sie können keine Rechnungen oder Quittungen erstellen, die das Finanzamt akzeptieren würde. Alphanumerische Kassen hingegen können neben Zahlen auch Texte darstellen und die Umsatzsteuer ausweisen. Angeschlossen an einen PC konnten sie die Anforderungen erfüllen, die im Rahmen der Registrierkassenpflicht bisher gestellt wurden. Zeitgemäß sind Kassenkomplettsysteme, bei denen Soft- und Hardware ideal aufeinander abgestimmt sind. Die zentrale Einheit bildet ein Computer, zudem sind Kassenschublade, Drucker und weitere Hardware-Elemente angeschlossen. Nahezu alle dieser PC-Kassensysteme können so umgerüstet werden, dass Sie den Bestimmungen der KassenSichV, jenseits des Mythos einer Registrierkassenpflicht, entsprechen.

 

Fazit: Keine Registrierkassenpflicht, aber neue Regelungen seit 2020

Obwohl allgemein von einer Registrierkassenpflicht ab 2020 gesprochen wird, ist kein Händler dazu verpflichtet, von einer offenen Kasse auf ein elektronisches System umzusteigen. Nutzen Sie jedoch eine Registrierkasse, benötigen Sie spätestens ab dem 1. Oktober 2020 spezielle Sicherheitseinrichtungen, die Manipulationen unmöglich machen sollen. Kann Ihre Kasse nicht nachgerüstet werden, haben Sie bis Ende 2022 Zeit, auf ein neues System umzustellen.

 

Allgemeiner Tipp: Ein professionelles Kartenterminal sollte jeder Händler seinen Kunden bieten.

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